Ce billet
est le point de départ d’une série d’autres, au travers desquels nous allons
tenter d’inspirer celles et ceux qui disposent de la responsabilité du
gouvernement et de l’administration en République de Guinée, à optimiser leurs
performances, dans la satisfaction des attentes des populations guinéennes.
Cette
dynamique s’inscrit en droite ligne de la raison d’être de ce blog. Nous optons
pour la proposition constructive, car nous croyons que c’est aussi une manière tout
à fait valable de contribuer à l’effort national dont tout citoyen, doit avoir
le souci.
Nous savons
tous combien de fois les journées des responsables publics sont chargées et ce,
quelque-soit le contexte. En Guinée, sauf erreur de notre part, les journées
des ministres et autres hauts fonctionnaires de la République, sont parfois
trop souvent, perturbées par plusieurs facteurs qui vont du manque de planification
aux visites intempestives d’amis, proches, collègues etc.
Agrégés, ces
évènements sont handicapants dans le pilotage efficace et efficient des politiques
publiques de la nation.
Dans notre bibliothèque,
nous sommes tombés sur un article que nous avions tiré d’une de nos lectures du
site de la Harvard Business revue en 2009, qui traitant de l’exigence qu’il y a
de développer une routine, un rituel, afin de s’assurer de notre efficacité
dans l’atteinte de nos objectifs. Nous avons juge qu’il serait utile de
partager l’essentiel de ce papier, qui inspire une méthode éprouvée, de réussite
dans l’atteinte des objectifs fixés.
Le nouveau
Premier Ministre vient d’être nommé : il s’agit d’Ibrahima Kassory Fofana,
qui reprend donc les reines du premier Gouvernement de la 4eme république. Il
doit être à la tâche pour la formation de son équipe gouvernementale, qui
devrait être désignée par décret présidentiel, incessamment sous peu.
Que faire lorsque l’on
commence sa journée?
Que l on
soit ministre, ambassadeur, directeur national, préfet, sous-préfet, président
de crd, cadre ou contractuel de l’administration, il y a pour qui veut réussir
sa journée, une chose fondamentale dont il ne faut pas se dérober.
Il s’agit de
dresser la liste des activités à faire et celle à ne pas faire. Nous n’avons
aucun doute sur le fait que cela soit fait au moins dans l’esprit de tout un
chacun. Par contre, le point de départ de l’exécution effective de vos
objectifs réside en le fait de réaliser cet exercice par écrit. Sur une feuille blanche, un cahier, ou sur une
application de traitement de texte de votre téléphone intelligent.
Toutefois,
il y a un enjeu important auquel on est confronté : c’est celui qui
consiste à se conformer à son plan, lorsque beaucoup de choses menacent de le
faire dérailler. Comment se concentrer sur une petite quantité de choses
importantes alors que tant d’autres requièrent notre attention?
Le rituel est la
solution !
Se limiter
uniquement à l’établissement d’une liste ou alors avoir dans son esprit, une
vague conscience de nos priorités journalières, ça n’est pas suffisant.
Ce qui est
payant, c’est d’établir un processus continu que nous suivrons quel que soit la
situation, afin de demeurer concentrés sur nos priorités tout au long de la journée.
3 étapes de rituel sont conseillées :
Étape 1 : Prendre
5 minutes pour établir le plan de votre journée.
Pour cela, il vous suffit de prendre une feuille blanche, une
feuille dans un cahier ou alors, une application de traitement de texte sur
votre smartphone.
Il va falloir à ce moment précis prendre l’habitude de vous
poser les questions suivantes : Qu’est-ce qui fera de cette journée réussie?
Qu’est-ce que je peux accomplir de réaliste qui va contribuer à me faire
progresser dans l’atteinte de mes objectifs et me donner le sentiment, en fin
de journée, d’avoir été productif et réussi ma journée ?
Il vous faudra coucher sur papier les réponses qui vous
viendront à l’esprit.
Ensuite, et c’est le plus important, il faut introduire ces
actions dans les plages horaires de votre agenda (Papier ou téléphonique) en
veillant à positionner en priorité, les taches les plus difficiles.
Au cas où le nombre d’action sont importantes, il vous faudra
alors redéfinir les priorités ou alors les garder en banque pour les autres
jours de la semaine.
Décider de quand faire quelque chose peut se révéler être
quelque chose de très puissant. Des études ont été faites à ce sujet par des
sociologues. Par exemple, un groupe de femmes qui se sont engagées, dans le
cadre d’une étude, de faire un examen de dépistage du cancer du sein. Celles
qui ont décidé quand et où le faire l’on fait à 100%. Seul 53% de celles qui n’avaient
pas planifié l’action, sont tout de même parvenues à le faire.
Cette première étape nous enseigne donc que si nous voulons réaliser
quelque chose, il suffit de décider où et quand vous allez la réaliser.
Étape 2 : Prendre
1 minute chaque heure, pour faire le point de la situation.
Pour cela, il va falloir programmer
programer votre alarme téléphonique de manière à ce qu’elle sonne à chaque
heure. Lorsque la sonnerie retentie, regardez votre calendrier, posez-vous la
question de savoir si la dernière heure a été productive ou pas.
Si non, procédez au réaménagement de
votre planning du jour, et réengagez-vous pour votre prochaine heure.
Vous devez gérer votre journée en
faisant ce point de la situation heure par heure. Il vous faut éviter de
laisser les heures vous gérer.
Étape 3 : Prendre
5 minutes de bilan, en fin de journée.
Les questions importantes à se poser lors de cette étape sont
les suivantes :
· Qu’est-ce qui a marché?
· Qu’est-ce qui n’a pas marché?
· Quelles sont les actions sur lesquelles
vous vous êtes concentre?
· Quelles sont les actions que vous
avez négligées?
· Qu’est-ce qui vous a distrait?
· Quelles leçons pouvez-vous tirer de
votre expérience du jour qui vous aideront à être plus efficace demain?
Voici donc
les trois étapes que nous avons jugé utile de partager avec celles et ceux qui
vont, dans un future proche, composer la nouvelle administration
gouvernementale guinéenne, en guise de contribution à la bonne marche générale
des choses dans notre cher pays. Nous enjoignons tous les responsables publics,
les cadres et tous les citoyens qui liront ce billet, de le partager à leur
entourage de manière à décupler le nombre de celles et ceux qui en prendront
connaissance et nous l’espérons appliqueront la méthode.
Oui lorsqu’
on désire faire autrement les choses, il est impératif que notre manière de
nous organiser soit également autre, afin que notre objectif soit atteint.
Ce billet
est dédié a tous les jeunes guinéens qui prennent le temps de nous écrire sur
notre page Facebook, afin de nous demander de les aider à réussir. Nous les
invitons à faire siens, la méthode décrite plus haut.
Abdoulaye
Diallo
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