samedi 16 janvier 2021

Guinée : Gouverner autrement, c’est d’abord et avant tout savoir bien planifier sa journée!

 

                                              Courtoisie www.oeil-maisondesjournalistes.fr

Ce billet est le point de départ d’une série d’autres, au travers desquels nous allons tenter d’inspirer celles et ceux qui disposent de la responsabilité du gouvernement et de l’administration en République de Guinée, à optimiser leurs performances, dans la satisfaction des attentes des populations guinéennes.

Cette dynamique s’inscrit en droite ligne de la raison d’être de ce blog. Nous optons pour la proposition constructive, car nous croyons que c’est aussi une manière tout à fait valable de contribuer à l’effort national dont tout citoyen, doit avoir le souci.

Nous savons tous combien de fois les journées des responsables publics sont chargées et ce, quelque-soit le contexte. En Guinée, sauf erreur de notre part, les journées des ministres et autres hauts fonctionnaires de la République, sont parfois trop souvent, perturbées par plusieurs facteurs qui vont du manque de planification aux visites intempestives d’amis, proches, collègues etc.

Agrégés, ces évènements sont handicapants dans le pilotage efficace et efficient des politiques publiques de la nation.

Dans notre bibliothèque, nous sommes tombés sur un article que nous avions tiré d’une de nos lectures du site de la Harvard Business revue en 2009, qui traitant de l’exigence qu’il y a de développer une routine, un rituel, afin de s’assurer de notre efficacité dans l’atteinte de nos objectifs. Nous avons juge qu’il serait utile de partager l’essentiel de ce papier, qui inspire une méthode éprouvée, de réussite dans l’atteinte des objectifs fixés.

Le nouveau Premier Ministre vient d’être nommé : il s’agit d’Ibrahima Kassory Fofana, qui reprend donc les reines du premier Gouvernement de la 4eme république. Il doit être à la tâche pour la formation de son équipe gouvernementale, qui devrait être désignée par décret présidentiel, incessamment sous peu.

 

Que faire lorsque l’on commence sa journée?

Que l on soit ministre, ambassadeur, directeur national, préfet, sous-préfet, président de crd, cadre ou contractuel de l’administration, il y a pour qui veut réussir sa journée, une chose fondamentale dont il ne faut pas se dérober.

Il s’agit de dresser la liste des activités à faire et celle à ne pas faire. Nous n’avons aucun doute sur le fait que cela soit fait au moins dans l’esprit de tout un chacun. Par contre, le point de départ de l’exécution effective de vos objectifs réside en le fait de réaliser cet exercice par écrit.  Sur une feuille blanche, un cahier, ou sur une application de traitement de texte de votre téléphone intelligent.

Toutefois, il y a un enjeu important auquel on est confronté : c’est celui qui consiste à se conformer à son plan, lorsque beaucoup de choses menacent de le faire dérailler. Comment se concentrer sur une petite quantité de choses importantes alors que tant d’autres requièrent notre attention?

 

Le rituel est la solution !

Se limiter uniquement à l’établissement d’une liste ou alors avoir dans son esprit, une vague conscience de nos priorités journalières, ça n’est pas suffisant.

Ce qui est payant, c’est d’établir un processus continu que nous suivrons quel que soit la situation, afin de demeurer concentrés sur nos priorités tout au long de la journée.

 

3 étapes de rituel sont conseillées :

 

Étape 1 : Prendre 5 minutes pour établir le plan de votre journée.

Pour cela, il vous suffit de prendre une feuille blanche, une feuille dans un cahier ou alors, une application de traitement de texte sur votre smartphone.

Il va falloir à ce moment précis prendre l’habitude de vous poser les questions suivantes : Qu’est-ce qui fera de cette journée réussie? Qu’est-ce que je peux accomplir de réaliste qui va contribuer à me faire progresser dans l’atteinte de mes objectifs et me donner le sentiment, en fin de journée, d’avoir été productif et réussi ma journée ?

Il vous faudra coucher sur papier les réponses qui vous viendront à l’esprit.

Ensuite, et c’est le plus important, il faut introduire ces actions dans les plages horaires de votre agenda (Papier ou téléphonique) en veillant à positionner en priorité, les taches les plus difficiles.

Au cas où le nombre d’action sont importantes, il vous faudra alors redéfinir les priorités ou alors les garder en banque pour les autres jours de la semaine.

Décider de quand faire quelque chose peut se révéler être quelque chose de très puissant. Des études ont été faites à ce sujet par des sociologues. Par exemple, un groupe de femmes qui se sont engagées, dans le cadre d’une étude, de faire un examen de dépistage du cancer du sein. Celles qui ont décidé quand et où le faire l’on fait à 100%. Seul 53% de celles qui n’avaient pas planifié l’action, sont tout de même parvenues à le faire.  

Cette première étape nous enseigne donc que si nous voulons réaliser quelque chose, il suffit de décider où et quand vous allez la réaliser.

 

Étape 2 : Prendre 1 minute chaque heure, pour faire le point de la situation.

 

Pour cela, il va falloir programmer programer votre alarme téléphonique de manière à ce qu’elle sonne à chaque heure. Lorsque la sonnerie retentie, regardez votre calendrier, posez-vous la question de savoir si la dernière heure a été productive ou pas.  

Si non, procédez au réaménagement de votre planning du jour, et réengagez-vous pour votre prochaine heure.

Vous devez gérer votre journée en faisant ce point de la situation heure par heure. Il vous faut éviter de laisser les heures vous gérer.

 

Étape 3 : Prendre 5 minutes de bilan, en fin de journée.

Les questions importantes à se poser lors de cette étape sont les suivantes :

·       Qu’est-ce qui a marché?

·       Qu’est-ce qui n’a pas marché?

·       Quelles sont les actions sur lesquelles vous vous êtes concentre?

·       Quelles sont les actions que vous avez négligées?

·       Qu’est-ce qui vous a distrait?

·       Quelles leçons pouvez-vous tirer de votre expérience du jour qui vous aideront à être plus efficace demain?

Voici donc les trois étapes que nous avons jugé utile de partager avec celles et ceux qui vont, dans un future proche, composer la nouvelle administration gouvernementale guinéenne, en guise de contribution à la bonne marche générale des choses dans notre cher pays. Nous enjoignons tous les responsables publics, les cadres et tous les citoyens qui liront ce billet, de le partager à leur entourage de manière à décupler le nombre de celles et ceux qui en prendront connaissance et nous l’espérons appliqueront la méthode.

Oui lorsqu’ on désire faire autrement les choses, il est impératif que notre manière de nous organiser soit également autre, afin que notre objectif soit atteint.

Ce billet est dédié a tous les jeunes guinéens qui prennent le temps de nous écrire sur notre page Facebook, afin de nous demander de les aider à réussir. Nous les invitons à faire siens, la méthode décrite plus haut.

Abdoulaye Diallo

 

emaildialloabdoulaye@gmail.com

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